О необходимости создавать архив документов, не стоит и говорить, это понимает любой руководитель. Но перед многими встает вопрос: создавать архив внутри своей организации или доверять хранение профессионалам. Все больше людей склоняется именно к внеофисному хранению и тому есть несколько причин.
Экономия места
Первое и самое главное — внеофисный архив документов организации позволяет вам сэкономить место. По идее, для хранилища нужно выделять отдельное помещение. И чем больше у вас бумаг, тем больше должна быть комната. То есть по сути, вы будете постоянно тратить полезное пространство офиса на залежи документов.
Отдавая их на удаленное размещение, вы освобождаете пространство и можете быть уверены в сохранности бумаг.
Экономия электроэнергии
Архивохранилище — довольно затратный с точки зрения электроэнергии проект. Если делать все по правилам, то вам потребуется поддерживать в помещении температурно-влажностный и световой режимы, обеспечить его пожарной и охранной сигнализацией и т.д. Конечно, мало кто из предпринимателей так ответственно подходит к процессу. Однако без пожарной сигнализации и света точно не обойтись. Так не лучше ли отдать все документы в просторные архивы, где, во-первых, созданы идеальные условия для хранения, а во-вторых одновременно размещается множество папок и, соответственно, энергия тратится более рационально?
Экономия времени
Порядок в бумагах — залог успешной работы компании. Это связано с тем, что сотрудники в любой момент могут получить доступ к нужному документу. При этом они не тратят драгоценное время на поиски нужной папки. При внеофисном хранении экономия времени переходит на новый уровень. Потому что вам вообще не придется ничего искать.
Современные хранилища предлагают услугу доставки нужных бумаг в офис, либо же вы можете приехать на территорию архива, куда сотрудник принесет вам все необходимые документы. А по окончании работ обеспечит порядок и продолжение эффективного хранения.
Экономия денег
Несмотря на то, что внеофисное хранение стоит денег (как правило, небольших), все же в конечном счете, вы сэкономите. Как так получается? Сложите стоимость аренды помещения в вашем офисе, затраты на свет и другие коммунальные платежи, закупку шкафов, коробов и папок, а также оплату работы сотрудника, который будет обеспечивать порядок в документах — наверняка, сумма получится больше, чем вы потратите на оплату услуг посредника.
Экономия сил
Ну и, самое главное, что обычно радует клиентов — это то, что вам не придется ни о чем думать. Вы просто оплачиваете услугу, а дальше все происходит практически само собой!
Перейти в раздел
Каталог новостроек от застройщиков
Сообщить о неточности на странице
